Torna-se cada vez mais comum no ambiente das empresas a presença de uma “central de armazenamento de informações úteis” a seus funcionários. Essas centrais são, na grande maioria dos casos, diretórios das redes corporativas onde são armazenadas centenas de milhares de gigabytes de informações.
Essas informações, uma vez revisadas, são disponibilizadas para todos os funcionários da empresa, normalmente, mediante a utilização de senha para controle de acesso.
Uma possibilidade atual é de montar uma intranet, ou um conjunto de recursos de armazenamento composto por sistema de fórum de discussões e sistema de gerenciamento de documentos (GED) ou wiki´s.
Também há casos onde as informações são trocadas diretamente entre os funcionários através de mensagens de e-mail. Nesses casos, a empresa disponibiliza e-mails que representam grupos de interesse, por exemplo, grupos de técnicos, grupos de gerentes, grupos de consultores, etc. Faz parte de cada um desses grupos os funcionários pertencentes aos níveis hierárquicos de interesse.
Os grupos, nesse caso, se destacam pelo maior envolvimento entre os funcionários e a presença marcante do espírito cooperativo.
Porém, há alguns comportamentos que devem ser seguidos, e outros que devem ser evitados, afim de que o processo de comunicação não se perca ou que a qualidade da informação se deteriore.
Dessa forma, podemos citar os exemplos a seguir:
- Se uma dúvida é compartilhada com todo o grupo, quem se prontificar a responder deverá fazê-lo através do e-mail do grupo, assim, se houver algum colaborador que conheça outro meio para se chegar ao mesmo fim, ele também poderá participar com sua resposta e um ciclo de melhoria será iniciado nesse momento.
- Evitar responder esse tipo de mensagem diretamente a quem tem a dúvida, pois assim o conhecimento não é compartilhado de maneira adequada.
- Mesmo quando a dúvida é compartilhada a um número restrito de profissionais, o ideal é que a resposta também seja copiada aos envolvidos.
- Chegando-se a uma conclusão final sobre a melhor solução para o problema levado ao grupo, é interessante que ela seja documentada e, posteriormente, enviada para revisão e divulgação no diretório do conhecimento disponível na empresa.
- Se você tiver uma dúvida e compartilha-la com o grupo, lembre-se de que em algum momento será a sua vez de ajudar alguém.
- Não há nada pior do que um profissional que se dedica a questionar, mas nunca a ajudar quando algo lhe é perguntado, mesmo que indiretamente.
- Esses profissionais acabam, por via de regra, sendo ignorados nessas redes de conhecimento.
2. Disponibilidade de manuais e procedimentos:
- E muito comum que manuais de aplicações e procedimentos sejam armazenados com os profissionais de cada área.
- Essa “retenção” da informação pode parecer, a princípio, uma forma de blindagem do colaborador através da falsa impressão de que ele retém o conhecimento e assim sempre precisarão dele para resolver determinadas situações.
- E um engano achar que isso é verdade, pois em grupos onde o conhecimento é compartilhado, respostas melhores e até mais rápidas surgem a todo o momento, fazendo com que a informação retida se torne obsoleta.
- Assim, o melhor seria que os profissionais e colaboradores de uma empresa tivessem esses manuais e procedimentos compartilhados naqueles diretórios específicos nas redes corporativas.
Há ainda a possibilidade de utilização de ferramentas do tipo “workflow”, normalmente agregadas a sistemas GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), para controle de aprovações e versões de documentos que possuem um grau de importância ou sigilo mais elevado.
Com elas um documento que necessite de ações por parte de um ou mais membros de um mesmo grupo, enviará mensagens aos responsáveis subseqüentes, automaticamente, após cada aprovação do mesmo.
A grande vantagem aqui é anular o trafego de diversas versões de um mesmo documento por e-mails, o que pode ser um fator indesejável dependendo do grau de sigilo relacionado ao arquivo.
Apenas a título de curiosidade, quando pensamos em ferramentas GED , devemos imaginá-los como ferramentas que centralizam o armazenamento e que nos possibilitam eliminar a distribuição de versões físicas de documentos.
Pode parecer estranho, mas a economia gerada é imensa. Imaginem que nos últimos ¹50 anos a quantidade de informação gerada equivale a toda informação criada nos 05 mil anos anteriores.
Não se trata de nenhum absurdo. Podemos dizer ainda que nos próximos 26 meses essa quantidade duplicará e que a partir de 2010 isso acontecerá a cada 11 horas aproximadamente.
O custo da armazenagem de informações em papel pode ser exemplificado como segue abaixo. Trata-se de um exemplo corriqueiro de uma situação diária:
- Um executivo gasta, em média, 04 semanas por ano procurando documentos.
- Faz-se, em média, 19 cópias de cada documento.
- Gasta-se, em média, US$250.00 para recriar cada documento.
- A imagem de um documento digitalizada a 200 dpi (ptos por polegada) e comprimida a 10:1 requer 50 Kb de espaço em disco rígido. 01 Gb acomoda 20 mil imagens.
- 500 páginas de texto requerem 01 Mb de espaço.
- 01 CD-R mede 120 mm de diâmetro e pode armazenar até 650 Mb de informação, isso corresponde a 13 mil páginas de documentos.
- Imaginando que 500 folhas de papel A4, dentro de sua embalagem original, têm aproximadamente 05 cm de altura, se colocássemos as 13 mil páginas umas sobre as outras, sem deixar camadas de ar entre elas, teríamos uma coluna de aproximadamente 26 m de altura.
Com isso podemos traçar um paralelo com a forma que cada um de nós trata o armazenamento, controle e distribuição da informação corporativa.
